Verpasste Anrufe
Zu Stoßzeiten, in Terminen oder nach Feierabend läuft das Telefon ins Leere. Jeder verpasste Anruf ist ein unklarer Vorgang – und oft ein verärgerter Mieter oder Eigentümer.
Für Hausverwaltungen mit 300–5.000 Einheiten
Der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
ImmoRuf24 nimmt Ihre Anrufe an, stellt strukturierte Rückfragen und erfasst jeden Vorgang vollständig. Notfälle werden eskaliert, Rückrufe geplant – und Ihr Team erhält saubere Fälle statt Zettelnotizen. So geht kein Anruf mehr verloren.
- KI-Offenlegung zu Gesprächsbeginn
- Keine Audioaufzeichnung (Standard)
- EU-Hosting · DSGVO-orientiert
Aktiver Anruf01:12
KI-Assistent+49 30 12 34 56 78
Objekt erkannt · Lindenstr. 12, 3. OG links
Guten Tag, hier ist der digitale Assistent Ihrer Hausverwaltung. Dieses Gespräch wird von einer KI geführt. Wie kann ich Ihnen helfen?
AnruferIn meiner Wohnung läuft Wasser aus der Heizung, es steht schon auf dem Boden.
Strukturierte Rückfragenerfasst
- Seit wann?
- ca. 20 Minuten
- Wasser aktiv?
- Ja, tritt weiter aus
- Hauptventil erreichbar?
- Nein
- Erreichbarkeit
- vor Ort, ganztägig
Erkannte Absicht
Schadenmeldung · Wasser
Konfidenz 92%
Priorität
Notfall
Regel: Wasser + aktiv
Fall SF-2041 erstelltTicket + Notdienst benachrichtigt
Die Ausgangslage
Das Telefon ist Ihr wichtigster Kanal – und Ihr größter Engpass
Kleine und mittlere Hausverwaltungen bewältigen ein hohes Anrufaufkommen mit knapper Besetzung. Genau hier entstehen Reibung, Fehler und Risiko.
Unvollständige Schadenmeldungen
Ohne die richtigen Rückfragen fehlen Objekt, Ort, Umfang und Erreichbarkeit. Die Folge sind Nacherfassung, Rückfragen und verzögerte Beauftragung von Handwerkern.
Endlose Rückrufschleifen
Notizzettel und Voicemails führen zu mehrfachen Rückrufen. Informationen gehen verloren, Zuständigkeiten sind unklar, Vorgänge bleiben liegen.
Risiko bei Notfällen
Wasserrohrbruch, Heizungsausfall oder ein steckengebliebener Aufzug dürfen nicht in der Warteschleife hängen. Ohne klare Eskalation entsteht ein echtes Haftungsrisiko.
Überlastetes Team
Sachbearbeitung wird ständig vom Telefon unterbrochen. Repetitive Intake-Gespräche binden Kapazität, die für die eigentliche Verwaltung fehlt.
Keine saubere Dokumentation
Wer hat wann was gemeldet? Ohne strukturierte Erfassung fehlt die nachvollziehbare Grundlage für Bearbeitung, Abrechnung und WEG-Kommunikation.
Funktionsweise
Vom Klingeln zum fertigen Vorgang – in fünf Schritten
ImmoRuf24 ist kein Chatbot und keine Ansage. Es ist ein telefonischer Intake-Prozess, der genau die Informationen erfasst, die Ihr Team zur Bearbeitung braucht.
- 1
Anruf geht ein
Der Assistent nimmt jeden Anruf sofort an – zu Stoßzeiten, parallel und außerhalb der Geschäftszeiten. Keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter.
- 2
Offenlegung & strukturierte Fragen
Zu Beginn wird offengelegt, dass eine KI das Gespräch führt. Anschließend stellt sie die passenden Rückfragen zum jeweiligen Anliegen – vollständig und in ruhigem Ton.
- 3
Absicht erkennen
Das Anliegen wird klassifiziert – Schaden, Notfall, Rückruf, Termin, Dokument oder WEG-Thema – jeweils mit einem Konfidenzwert für Ihr Team.
- 4
Richtig weiterleiten
Notfälle werden nach Ihren Regeln eskaliert, Rückrufe geplant und Vorgänge per Ticket oder E-Mail übergeben – an die richtige Stelle, nicht an alle.
- 5
Sauberer Fall im Dashboard
Ihr Team öffnet einen vollständigen, priorisierten Vorgang mit allen Angaben – bereit zur Bearbeitung, ohne Rückruf zur Nacherfassung.
Anwendungsfälle
Für die Anrufe, die Ihren Alltag bestimmen
ImmoRuf24 deckt die typischen telefonischen Anliegen einer Hausverwaltung ab – und weiß, welche Angaben pro Fall wirklich gebraucht werden.
Häufigster Fall
Schadenmeldung
Wasser, Heizung, Aufzug, Türen oder Elektrik – der Assistent erfasst den Schaden strukturiert und anschlussfähig für die Beauftragung.
- Objekt & Einheit
- Schadensart & Umfang
- Erreichbarkeit
- Fotos per SMS-Link
Priorisiert
Notfall & Eskalation
Akute Lagen werden anhand Ihrer Regeln erkannt und sofort an den hinterlegten Bereitschaftskontakt eskaliert – mit Fallback, falls niemand erreichbar ist.
- Regelbasierte Erkennung
- Bereitschaftskontakt
- Fallback-Kette
- Sofort-Benachrichtigung
Rückruf-Liste
Rückrufwunsch
Kein Vorgang für die KI? Der Assistent nimmt Anliegen, Erreichbarkeit und Dringlichkeit auf und legt eine Rückrufaufgabe für das richtige Team an.
- Anliegen & Kontext
- Wunschzeitfenster
- Priorität
- Zuständige Stelle
Sachbearbeitung
Termin- & Dokumentenfragen
Fragen zu Terminen, Abrechnungen oder Unterlagen werden aufgenommen und mit dem passenden Kontext an die Sachbearbeitung übergeben.
- Betreff & Bezug
- Abrechnungsjahr
- Gewünschtes Dokument
- Kontaktweg
Korrekt zugeordnet
Eigentümer- & WEG-Anliegen
Anliegen von Eigentümern und zu WEG-Themen werden sauber getrennt erfasst und der richtigen Zuständigkeit zugeordnet – nicht im allgemeinen Postfach.
- Rolle: Eigentümer/WEG
- Einheit & Gemeinschaft
- Thema
- Weiterleitung
Pilot-Erweiterung
Handwerker-Rückrufe
Auch Rückmeldungen von Dienstleistern werden erfasst und dem passenden Vorgang zugeordnet – für einen geschlossenen Bearbeitungskreis.
- Bezug zum Vorgang
- Statusmeldung
- Terminvorschlag
- Zuordnung
Dashboard
Ein Arbeitswerkzeug, kein Postfach voller Notizen
Ihr Team arbeitet in einer aufgeräumten Fallübersicht: priorisiert, mandantengetrennt und mit allen Angaben, die aus dem Telefonat erfasst wurden.
Fälle durchsuchen …
Mandant: HV MusterverwaltungMV
Offene Vorgänge
14
Notfälle heute
2
Geplante Rückrufe
6
Ø Konfidenz
87%
Aktuelle Fälle
Alle Prioritäten| Fall | Objekt | Priorität | Konfidenz | Status | Zeit |
|---|---|---|---|---|---|
SF-2041 Schadenmeldung · Wasser · Heizung | Lindenstr. 12 | Notfall | 92% | Eskaliert | 09:24 |
RK-1088 Rückrufwunsch · Abrechnung | Goethestr. 4 | Mittel | 88% | Offen | 09:19 |
SF-2039 Schadenmeldung · Heizung ausgefallen | Parkallee 7 | Hoch | 79% | In Bearbeitung | 08:58 |
TF-0771 Terminfrage · Wohnungsübergabe | Ringstr. 22 | Niedrig | 95% | Offen | 08:41 |
WE-0450 WEG-Anliegen · Beschlussfrage | Am Markt 3 | Mittel | 71% | Zugeordnet | 08:30 |
NF-0021 Notfall · Aufzug blockiert | Hochhaus Nord | Notfall | 90% | Eskaliert | 08:12 |
SF-2041Notfall
Schadenmeldung · Wasser
- Objekt
- Lindenstr. 12, 3. OG
- Melder
- Mieter (zugeordnet)
- Wasser aktiv
- Ja
- Hauptventil
- Nicht erreichbar
An Notdienst eskaliert · 09:24
Ticket erstellt · Audit-Log aktualisiert
Rückruf-Aufgaben
- Fam. Weberheute 14–16 UhrRückruf · Abrechnung 2025
- Herr NovakMi 10 UhrTermin · Wohnungsübergabe
- WEG Am Markt 3Rückruf offenBeschlussfrage
Illustratives Beispiel der Fallübersicht. Namen und Objekte sind exemplarisch.
Vollständige Fälle
Jeder Vorgang enthält Objekt, Anliegen, Rückfragen und Erreichbarkeit – bereit zur Bearbeitung.
Klare Priorität
Notfall, Hoch, Mittel oder Niedrig – nach Ihren Regeln, damit das Wichtige oben steht.
Konfidenz sichtbar
Zu jeder erkannten Absicht sehen Sie einen Konfidenzwert und können bei Bedarf gegenprüfen.
Nachvollziehbar
Eskalationen und wichtige Aktionen landen im Audit-Log – transparent für Ihr Team.
Sicherheit & Datenschutz
Gebaut für die Anforderungen der Immobilienverwaltung
Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind kein Zusatz, sondern Grundlage. ImmoRuf24 ist so aufgebaut, dass Sie Anrufe automatisieren können, ohne die Kontrolle über Ihre Daten abzugeben.
EU-Hosting & DSGVO-Orientierung
Betrieb und Datenhaltung in der EU (Frankfurt am Main). Die Plattform ist auf die Anforderungen der DSGVO ausgerichtet und darauf vorbereitet.
KI-Offenlegung zu Gesprächsbeginn
Zu Beginn jedes Anrufs wird transparent offengelegt, dass ein KI-Assistent das Gespräch führt – ohne Verschleierung.
Keine Audioaufzeichnung im Standard
Gespräche werden standardmäßig nicht als Audio aufgezeichnet. Die Aufbewahrung von Transkripten ist konfigurierbar.
Mandantentrennung
Jede Hausverwaltung erhält einen eigenen Mandanten mit isolierten Falldaten, eigenen Rufnummern und getrennten Konfigurationen.
Rollenbasierte Zugriffe
Zugriffe folgen Rollen und Berechtigungen. Jede Person sieht nur, was für ihre Aufgabe erforderlich ist.
Audit-Logs
Wichtige Aktionen – etwa Eskalationen und Weiterleitungen – werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
Hinweis: „DSGVO-orientiert / vorbereitet“ beschreibt die technische und organisatorische Auslegung der Plattform und stellt keine Rechtsberatung oder abschließende rechtliche Zusicherung dar. Die konkrete Ausgestaltung – etwa Auftragsverarbeitung und Aufbewahrungsfristen – wird im Rahmen des Onboardings gemeinsam festgelegt.
Pilotprogramm
Starten Sie mit einem begleiteten Pilot
Für unsere ersten Kunden richten wir ImmoRuf24 gemeinsam ein und begleiten den Betrieb aktiv. Sie sehen an echten Anrufen, wie vollständig die Fälle werden – ohne Risiko für Ihre Erreichbarkeit.
Begleitetes Setup
Gemeinsame Einrichtung von Routing-Regeln, Prioritäten und Fragenkatalogen – abgestimmt auf Ihre Abläufe.
Eigene Rufnummer
Eine dedizierte Telefonnummer bzw. ein eigener Twilio-Subaccount für Ihren Mandanten.
Notfallkontakt-Test
Wir testen die Eskalation an Ihren Bereitschaftskontakt inklusive Fallback – bevor es ernst wird.
E-Mail- & Ticket-Übergabe
Übergabe der fertigen Fälle per E-Mail oder an Ihr Ticketsystem – im Pilot vom Betreiber aktiviert.
Begleiteter Betrieb
Der Pilot wird eng überwacht. Wir justieren Fragen, Erkennung und Regeln anhand echter Anrufe nach.
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen vor dem Start wissen möchten
Klare Antworten zu Rolle, Datenschutz, Notfällen und Integration.
Ersetzt ImmoRuf24 unsere Mitarbeiter?
Nein. ImmoRuf24 übernimmt die telefonische Erstaufnahme und die Übergabe – nicht die Bearbeitung. Der Assistent nimmt Anrufe an, stellt strukturierte Rückfragen und erstellt einen sauberen Fall. Die inhaltliche Entscheidung und Bearbeitung bleibt bei Ihrem Team, das dadurch von repetitiven Intake-Gesprächen entlastet wird.
Werden die Anrufe aufgezeichnet?
Standardmäßig findet keine Audioaufzeichnung statt. Erfasst werden die strukturierten Angaben aus dem Gespräch. Ob und wie lange Transkripte aufbewahrt werden, ist konfigurierbar und wird beim Onboarding gemeinsam festgelegt.
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Zu Beginn jedes Anrufs wird transparent offengelegt, dass ein KI-Assistent das Gespräch führt. Transparenz ist fester Bestandteil des Ablaufs – es gibt keine Verschleierung.
Können Notfälle zuverlässig eskaliert werden?
Ja. Akute Anliegen werden anhand Ihrer Regeln erkannt und an den hinterlegten Bereitschaftskontakt eskaliert. Für den Fall, dass dieser nicht erreichbar ist, greift eine konfigurierbare Fallback-Kette. Die Eskalation wird im Audit-Log dokumentiert.
Was passiert, wenn der Assistent ein Anliegen nicht einordnen kann?
Kann ein Anliegen nicht sicher zugeordnet werden, nimmt der Assistent einen Rückrufwunsch mit Kontext und Erreichbarkeit auf oder leitet gemäß Ihren Regeln weiter. So bleibt kein Anruf unbearbeitet – auch bei ungewöhnlichen Fällen.
Lässt sich ImmoRuf24 in unser Ticketsystem integrieren?
Im Piloten unterstützen wir die Übergabe fertiger Fälle per E-Mail sowie an ein Ticketsystem; diese Handoffs werden vom Plattform-Betreiber aktiviert. Tiefere, bidirektionale Integrationen sind für spätere Ausbaustufen vorgesehen.
Müssen wir unsere bestehende Telefonnummer wechseln?
Nein. In der Regel richten wir eine dedizierte Rufnummer ein, auf die Sie nach Bedarf weiterleiten – etwa bei Überlauf, außerhalb der Geschäftszeiten oder für bestimmte Anliegen. Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen.
Ist ImmoRuf24 DSGVO-konform?
Die Plattform ist DSGVO-orientiert aufgebaut und darauf vorbereitet: EU-Hosting, Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffe, keine Audioaufzeichnung im Standard und Audit-Logs. Eine abschließende rechtliche Bewertung – inklusive Auftragsverarbeitung – erfolgt im Rahmen Ihres Onboardings. Wir sprechen daher bewusst von „DSGVO-orientiert / vorbereitet“.
Demo anfragen
Sehen Sie ImmoRuf24 an Ihren Anrufen
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie der Assistent Ihre typischen Anliegen aufnimmt, Notfälle eskaliert und fertige Fälle übergibt. Anschließend besprechen wir einen möglichen Pilot.
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Unverbindlich – kein Vertrieb per Drückermethode